LA CALIDAD EN EL PLAN ESTRATÉGICO DE UNA EMPRESA

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Escribe: Ing. Dario Paredes Vásquez

Las líneas de producción cada vez buscan mayor automatización, reduciendo las variables de control. Los tiempos se acortan, pero el aseguramiento de la calidad no debe dejarse de lado, por el contrario, esta forma parte importante del negocio de una compañía.

Las exigencias del mercado son mayores porque las competencias así lo determinan. Las ganancias de los productos y los tiempos de producción se acortan; mientras que los negocios deben afinar, mes a mes, sus indicadores de gestión para ser rentables. Entonces, ¿qué hacer cuando, muchas veces, los precios de los productos son determinados por un mercado global? ¿Qué hacer cuando el cliente exige una calidad más cerca a la perfección? ¿Qué hacer cuando los tiempos de producción ya están afinados, y las eficiencias y la productividad de la empresa son las máximas o las mejores posibles de alcanzar y de ofrecer?

Desde mi perspectiva, el aseguramiento de la calidad es parte importante del negocio de una empresa; ya que esta interviene en el cumplimiento de los plazos de entrega acordados, y en la satisfacción de las expectativas de los clientes. Además, esta reduce los reprocesos y sus sobrecostos, y permite mantener la rentabilidad de la empresa.

Permítanme ser más agresivo con los conceptos al hablar de calidad, y no solo definirla como un grupo de variables de control, como simples exigencias técnicas que cumplir o de parámetros establecidos que desarrollar; y mucho menos como sistemas o métodos de gestión. La calidad competente debe ser parte del plan estratégico de una empresa, y muchas veces puede ser la diferencia entre mantenerse vigentes en el mercado o simplemente dejar de existir.

En este concepto trataremos de definir algunas responsabilidades generales utilizando, en algunos casos, ejemplos conocidos de los procesos textiles.

La gerencia general

Es la encargada de dirigir y establecer los lineamientos de la gestión de la calidad, definiendo y realizando el seguimiento continuo de estos indicadores en todas las líneas del proceso de producción. También asigna los recursos necesarios para el cumplimiento de los objetivos trazados. Entre sus obligaciones está manifestar su compromiso y alinear los objetivos de la empresa, para que no afecten directa ni indirectamente a los estándares de calidad.

Asimismo, la gerencia general debe asegurarse de contar con el personal idóneo en cada jefatura de área, en quien pueda delegar la responsabilidad de administrar los procesos y la calidad. Si bien es cierto que, generalmente, se delega el seguimiento y monitoreo de la calidad a un coordinador específico, la responsabilidad sigue siendo de la gerencia general.

Las jefaturas de área

Las jefaturas de cada área de proceso son responsables de planificar, programar y monitorear todo el proceso de producción que le corresponde. Además, deben mantener una comunicación efectiva con el personal del<<z área para identificar riesgos y oportunidades de mejora, y realizar los controles correspondientes que aseguren la buena calidad del producto.

Al indicar que debe monitorear todo el proceso, debemos resaltar que se debe asegurar que se cumpla con los parámetros o variables de calidad determinados para cada producto y artículo, desde el ingreso de la materia prima o producto, hasta su despacho al proceso siguiente.

Estas son algunas buenas prácticas a seguir en cada área de producción, para asegurar el control de calidad y la trazabilidad de los productos:

Evaluar las características necesarias para cumplir los requerimientos del producto. Para ello es importante que el Departamento de Desarrollo y Nuevos Productos evalúe y valide todos los procesos y variables, y así cumplir con las especificaciones del artículo antes de su ingreso a producción. Estas validaciones deben incluir los indicadores y objetivos de la empresa respecto a la calidad.

– Definir estándares de proceso y fichas técnicas donde se especifiquen todas las variables de control y de regulación de máquina, que permitan un arranque de proceso que asegure la calidad y la reproducibilidad.

– Es importante y necesario que haya una comunicación constante y efectiva entre las áreas que participan en el proceso de producción, desde el área comercial, desarrollo de producto, planificación y demás. Cualquier observación, modificación o condición especial del producto debe ser comunicada y entendida por todos para un correcto desarrollo del proceso.

– Asegurar que en cada parte del proceso se asigne al personal con las competencias requeridas para delegarles las responsabilidades del control de calidad. El personal no solo debería tener la experiencia en el manejo de la maquinaria o del proceso, sino también tener la actitud para gestionar el proceso comprometido con la calidad.

– Asegurar el buen funcionamiento de la maquinaria y accesorios que intervienen en los procesos. El establecer y cumplir programas de mantenimiento preventivo de aquellos mecanismos principales y auxiliares es de vital importancia. Asimismo, identificar las ventajas y cualidades de cada maquinaria para mejorar la calidad del producto.

– Evaluar el correcto desarrollo del artículo durante todo el proceso de producción, e identificar los posibles defectos de maquinaria y/o de producto, deteniendo y realizando oportunamente las acciones correctivas necesarias.

– Reducir variables que agregan controles innecesarios al producto y que ponen en riesgo la buena calidad del artículo, distorsionando los valores de control y trazabilidad. Por ejemplo, si se identifica una parte de la producción de un hilado con valores de calidad fuera de estándar y diferente a la producción normal, se le debe separar y asignar un número de lote diferente; además de registrar la causa de calidad observada. De esta manera, se evita el uso de un material defectuoso.

  Evaluar los resultados finales de las producciones realizadas, para observar si se ha cumplido con los objetivos iniciales y detectar oportunidades de mejora para una siguiente producción. Por ejemplo, luego de finalizar el proceso de tejido de un artículo, se debe evaluar los paros producidos y sus motivos, las fallas presentadas, los niveles de producto no conformes en la revisión de tela cruda y de tela acabada.

– Registrar y analizar los datos históricos de los diferentes parámetros o variables que permitan prever oportunamente cualquier variación o diferencia, y de esta manera poder establecer nuevas rutas de proceso y nuevas regulaciones de máquina, realizar comparaciones, evaluar riesgos e identificar oportunidades de mejora.

Las áreas de apoyo

Si bien, por definición, se les denomina áreas de apoyo en las estructuras de las empresas porque no trabajan directamente en el proceso de producción, es necesario entender la importancia de estas áreas en la calidad de los productos. Consideremos a las siguientes:

Recursos Humanos

Interviene en la calidad de los procesos, desde la selección del personal que cumpla con los perfiles del puesto requerido. También son administradores de la disciplina, el orden, el buen ambiente de trabajo, y coordinadores de las capacitaciones del personal.

Logística

También es de vital importancia la compra de materia prima, repuestos y accesorios que cumplan con los requerimientos y exigencias de calidad. No se puede pretender obtener un artículo o producto de calidad en base a una materia prima de baja o mala calidad, o en una maquinaria que no tiene sus repuestos o accesorios adecuados que permitan el buen desarrollo y control de la producción. Por ejemplo, el uso de rodamientos que no tienen las características técnicas de acuerdo al mecanismo o función.

En esta parte permítanme hacer un énfasis. No estoy mencionando que todos los repuestos y accesorios deben ser originales o de fabricante. Sí afirmo que no se puede asegurar un correcto control de los procesos y de la calidad de los productos si la materia prima, insumos, repuestos y accesorios vitales para el funcionamiento de la maquinaria no son confiables, y que solo agregan mayor variabilidad a los procesos.

Por otro lado, el mantener los stocks de seguridad de repuestos, y tener los repuestos en los momentos que son requeridos, contribuyen positivamente en los mantenimientos preventivos y correctivos, y por consecuencia en un mejor control de la calidad de los procesos.

Sistemas

Es necesario tener sistemas de información que permitan el monitoreo de los procesos y el almacenamiento de datos; es decir, de estándares de artículos, indicadores de calidad y eficiencia, que permitan y ayuden a tomar decisiones que beneficien la calidad del producto antes, durante y después de los procesos. Los registros que se almacenen, administren y compartan deben ser reales y validados. Estos sistemas deben ser confiables y amigables en el manejo y acceso para los usuarios, en la exportación de la información, cuadros o datos visuales que permitan una rápida y oportuna interpretación y utilización de la información.

Para una eficiente gestión de la calidad

La cultura de la gestión de calidad diferencia a las empresas, más allá de la modernización de maquinarias o el uso de tecnologías modernas, de la infraestructura y de los sistemas de gestión implementados. La calidad eficiente se gestiona a través de las personas. De nada sirven las máquinas y los estándares si las personas asignadas en cada parte de los procesos no están capacitadas e identificadas en que la calidad es la prioridad. Para que esto suceda es importante la participación de las gerencias y jefaturas, que finalmente dirigen los procesos. Por ejemplo, no se puede exigir calidad y, al mismo tiempo, decir “dale no más, en el otro turno lo revisan” cuando un operario detecta e informa un problema en el proceso.

Las empresas pequeñas deben pensar como empresa grande, pero la empresa grande no puede pensar jamás como empresa pequeña. Para ello, el establecer indicadores de calidad reales y ambiciosos, de acuerdo al nicho del mercado al que están dirigidos sus productos, es muy importante. Esta definición será el punto de partida para todas las actividades y para todos los controles, en todo el proceso de producción.

Por lo anterior mencionado, no debería existir un artículo o producto identificado como “A” con un estándar de calidad para el cliente “X”, y otro estándar diferente para el cliente “Y”. Si por cuestiones de uso o de precio del producto hubiera alguna diferencia en las exigencias de calidad, y que ello permita el uso de cierta materia prima o de diferente ruta de proceso, se debe identificar ese artículo diferenciado con otro código, número o lote, según las definiciones de la empresa. Esto no solo asegura la trazabilidad de los procesos, también evita confusiones en el desarrollo de la producción y preguntas innecesarias como “¿y para que cliente es este artículo?”, transmitiendo una idea de que hay varios tipos de clasificación de primera calidad.

Es importante que cada área de proceso sea responsable de los controles de calidad requeridos en cada producto y de la identificación oportuna del producto no conforme. También debe ser responsable del análisis de las fallas y los planteamientos de solución que permitan la mejora o eliminación del defecto.

También es bueno que se establezca un grupo de calidad multidisciplinario para que participe activamente en el análisis de los problemas con una visión holística; debido a que no siempre un defecto hallado se ha generado en un área de proceso determinado, sino en procesos anteriores. Estos sistemas de control necesitan un compromiso de todas las jefaturas, del personal del área que participa en el proceso, y de los grupos de calidad que participan en el análisis de problemas y de mejoras de calidad, en la transparencia de la información, en la toma de decisiones y la aceptación de las propuestas de mejora.

Finalmente, recalcar que la comunicación entre las jefaturas es también vital para transmitir los avances de los procesos y cualquier posible modificación generada en el producto, que difiera de los datos iniciales o de los prototipos. Cualquier información o condición especial no solo debe ser registrada, también debe asegurarse que se transmita a todos los participantes del proceso, para que en cada área se tomen las medidas preventivas y correctivas pertinentes. Además, entender y aceptar que cada área de proceso es un cliente para el proceso posterior, ayudará a una mejor gestión de la calidad.